Informationshinweis für Bewerberinnen und Bewerber

Sie erhalten oder haben eine Nachricht von uns erhalten (zum Beispiel über unseren Assistenten Emily) zu einer beruflichen Gelegenheit. Dieser Hinweis erklärt Ihnen, welche Daten wir über Sie verarbeiten, woher sie stammen, warum, und welche Rechte Sie haben. Er wird gemäß Artikel 14 der DSGVO (Verordnung (EU) 2016/679) bereitgestellt, der gilt, wenn personenbezogene Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden.

1. Verantwortlicher für die Verarbeitung

TRUECALLING AI, Corporation (Florida, USA), 5504 North Park Rd, Fort Lauderdale, FL 33312, USA. EIN: 39-4384470. Kontakt: contact@truecalling.ai.

Vertreter in der Europäischen Union (Art. 27 DSGVO): Benennung in Bearbeitung. In der Zwischenzeit können Sie alle Ihre Rechte direkt bei TRUECALLING AI unter der oben genannten Anschrift ausüben.

Unsere Rolle: Für die hier beschriebenen Sourcing-Maßnahmen und den Aufbau von Talentpools handelt TRUECALLING AI als Verantwortlicher für die Verarbeitung. Wenn wir eine Bewerbung im Auftrag eines Kundenunternehmens verarbeiten, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für die Verarbeitung und TRUECALLING AI handelt als Auftragsverarbeiter.

2. Woher Ihre Daten stammen (Quelle — Art. 14.2.f)

Wir haben Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben. Sie stammen aus:

• Öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen (zum Beispiel öffentliche berufliche Profile).
• Auf die Anreicherung beruflicher Daten spezialisierten Dienstleistern (Data Providers), mit denen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Regelung dieser Verarbeitungen geschlossen haben.

Sie können uns jederzeit auffordern, Ihnen die genaue Quelle der Sie betreffenden Daten mitzuteilen, indem Sie an contact@truecalling.ai schreiben.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

• Identität: Name, Vorname.
• Berufliche Kontaktdaten: E-Mail, Telefon, Kennung / URL des beruflichen Profils.
• Werdegangsdaten: Stellenbezeichnung, Arbeitgeber, Berufserfahrung, Ausbildung, Kompetenzen, Standort.
• Gegebenenfalls Profilfoto und Angaben aus einem Lebenslauf, den Sie uns übermitteln.
• Durch unsere Analyse erzeugte Daten: Kompatibilitätswert mit einer Stelle, Zusammenfassung, Übereinstimmungspunkte (siehe Abschnitt 6).

Wir versuchen nicht, sensible Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO (Gesundheit, Herkunft, Meinungen usw.) zu erheben. Falls ein Lebenslauf, den Sie uns übermitteln, solche enthält, bitten wir Sie, nur die für die berufliche Bewertung nützlichen Informationen anzugeben.

4. Zwecke

• Identifizierung potenziell relevanter Profile für berufliche Gelegenheiten (Sourcing).
• Bewertung der Übereinstimmung zwischen Ihrem Profil und einer Stelle und Information darüber.
• Auf Ihren Wunsch Herstellung des Kontakts mit einem Personalvermittler oder einem Kundenunternehmen.

5. Rechtsgrundlage

Berechtigtes Interesse (Artikel 6.1.f DSGVO): das Angebot relevanter beruflicher Gelegenheiten. Wir haben eine Abwägung zwischen diesem Interesse und Ihren Rechten und Freiheiten vorgenommen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 9); wir werden Sie dann nicht mehr zu diesem Zweck verarbeiten.

6. Automatisierte Analyse und Profiling (Art. 14.2.g / Art. 22)

Ihr Profil wird einer automatisierten Analyse unterzogen: Auslesen/Strukturierung Ihres Lebenslaufs und Berechnung eines Kompatibilitätswerts mit einer Stelle durch unseren KI-Assistenten Emily.

• Dieser Wert ist eine Entscheidungshilfe für Personalvermittler. Er stellt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung dar, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.
• Vor jeder Auswahl- oder Ablehnungsentscheidung findet ein menschliches Eingreifen statt.
• Gemäß Artikel 22.3 DSGVO haben Sie das Recht, ein menschliches Eingreifen zu erwirken, Ihren Standpunkt darzulegen und eine Bewertung anzufechten, indem Sie an contact@truecalling.ai schreiben.

Wenn Sie per Nachricht angeben, dass Sie nicht interessiert sind, wird Ihr Follow-up-Status automatisch aktualisiert. Diese Aktualisierung ist reversibel: Ein Recruiter kann Sie reaktivieren und Sie können sich jederzeit wieder an uns wenden.

7. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger: unsere autorisierten Teams, Recruiter der Kundenunternehmen, die eine Stelle anbieten, und unsere technischen Auftragsverarbeiter (Hosting, KI, Messaging, Anreicherung, Observability), die nach Weisung handeln und durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA) gebunden sind.

Einige Auftragsverarbeiter sind außerhalb der EU ansässig — überwiegend in den USA. Die folgende Liste gibt für jeden Empfänger den angewandten Übermittlungsmechanismus an (Art. 46 DSGVO). Die aktuelle Liste der DPF-Zertifizierungen ist verfügbar unter dataprivacyframework.gov/list.

**EU-Auftragsverarbeiter (keine Drittlandübermittlung)**:

— Mistral AI (France) — LLM services (secondary scoring).

— France Travail / ROMEO (France) — job-title and skill reference.

— OCR.space — a9t9 software GmbH (Germany) — text extraction on incoming CVs.

— PDFMonkey (France) — PDF profile generation.

— Jooble — job-title aggregation (no candidate data sent).

**Drittlandauftragsverarbeiter, die durch das EU-US Data Privacy Framework abgedeckt sind** (Angemessenheitsbeschluss 2023/1795):

— Vercel, Inc. — front-end and edge function hosting.

— Cloudflare, Inc. — CDN, anti-bot protection (Turnstile).

— Google LLC — OAuth Calendar/Sheets.

— Microsoft Corporation — Azure (EU region pinned for psychometric services).

— Salesforce, Inc. (covering Slack Technologies, LLC) — internal alerting tools.

— Deel, Inc. — HRIS integration for client connection.

— Apollo.io, Inc. — professional profile enrichment.

— Postmark / ActiveCampaign — transactional emails (recruiter side).

**Drittlandauftragsverarbeiter, die durch Standardvertragsklauseln 2021 (Modul 2) abgedeckt sind und einem Transfer Impact Assessment (TIA) unterliegen**:

— Supabase, Inc. (United States) — database and file storage (hosted on Amazon Web Services, Inc., us-east-2 region). Onward sub-processor: Amazon Web Services, Inc.

— OpenAI, L.L.C. (United States) — LLM services for CV scoring, analysis and message generation. `no-training` option enabled.

— Anthropic PBC (United States) — LLM services (secondary model).

— Twilio Inc. (United States) — WhatsApp and SMS messaging (Emily assistant). HR-side complemented by SCCs (Twilio DPF does not cover HR Data).

— Twilio SendGrid (United States) — transactional emails.

— People Data Labs, Inc. (United States) — profile enrichment.

— FullEnrich Corp (United States) — email and phone enrichment.

— SerpAPI (United States) — title search on Google Jobs.

— QuickChart.io (United States) — chart image generation (aggregated scores).

— Functional Software, Inc. / Sentry (United States) — observability (traces may include candidate PII, HR coverage via SCC).

Für jede Drittlandübermittlung, die nicht durch den DPF abgedeckt ist, stellen wir die Liste der unterzeichneten Standardvertragsklauseln und eine Zusammenfassung der TIA auf Anfrage an dpo@truecalling.ai zur Verfügung.

8. Aufbewahrungsfristen

• Per Sourcing erfasstes Profil ohne Interaktion Ihrerseits: maximal 1 Jahr, danach Löschung oder Anonymisierung.
• Profil, mit dem ein Austausch begonnen wurde (Bewerbung): 2 Jahre ab unserem letzten Kontakt, gemäß der von der CNIL für den Bereich Recruiting empfohlenen Dauer, sofern Sie nicht widersprechen.

9. Ihre Rechte

Gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO stehen Ihnen jederzeit die folgenden Rechte zu:

• Widerspruchsrecht (Art. 21): jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zu Sourcing-Zwecken zu widersprechen.
• Auskunftsrecht (Art. 15): eine Kopie der Sie betreffenden Daten zu erhalten und deren Quelle zu erfahren.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16).
• Recht auf Löschung (Art. 17).
• Recht auf Einschränkung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Wie üben Sie Ihre Rechte aus oder widersprechen Sie? Am einfachsten: Antworten Sie mit STOP auf die erhaltene Nachricht oder schreiben Sie an contact@truecalling.ai. Wir antworten innerhalb einer Frist von einem Monat (Artikel 12.3 DSGVO).

Beschwerde bei der CNIL: Sie können jederzeit eine Beschwerde bei der Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — https://www.cnil.fr einreichen.

10. Sicherheit

• HTTPS-/TLS-Verschlüsselung der Übertragungen.
• Strenge Zugriffskontrolle und Berechtigungen.
• Ausgewählte und durch Auftragsverarbeitungsvertrag gebundene Auftragsverarbeiter.

11. Änderung des Hinweises

Wir können den vorliegenden Hinweis ändern, um eine Weiterentwicklung unserer Verarbeitungen widerzuspiegeln. Das Datum am Seitenkopf gibt die letzte Aktualisierung an.